Administrar corretamente o tempo é uma das coisas mais importantes e, também, uma das mais difíceis na vida de qualquer profissional de alta performance! Pesquisas apontam que um dos erros mais cometidos pelas pessoas é a falta de planejamento. E o segundo é a má administração do tempo. Esses dois erros, se cometidos concomitantemente, trará consequências catastróficas para a sua carreira, para os seus resultados e para a empresa em que você trabalha.

No entanto, tem um outro estudo interessante que conclui que com apenas 15 minutos de planejamento por dia, você consegue aumentar sua produtividade em cerca de 2 horas. Essa rápida atividade, se feita constantemente, vai te ajudar a separar o “joio do trigo”!

Ou seja, vai te ajudar a programar sua mente, de maneira que você consiga se desvincular das diversas atividades triviais que passarão na sua frente ao longo do dia! E também vai te ajudar a focar nas atividades vitais para as realizações do seu dia! É aí que você ganha em produtividade!

Vilfredo Pareto

O economista italiano Vilfredo Pareto fez uma análise sobre a distribuição da riqueza na população da Itália. Ele mostrou que aproximadamente 80% da terra pertencia a 20% da população. Então, ele fez pesquisas sobre outros países e descobriu, para sua surpresa, que uma distribuição semelhante acontecia. Observou, também, que apenas 20% das vagens de seu jardim, continham 80% das ervilhas.E foi justamente dessas proporcionalidades que surgiu o Princípio de Pareto! Ele diz que 80% dos resultados que obtemos estão relacionados com 20% dos nossos esforços.

Também conhecido como regra do 80/20 ou lei dos poucos vitais, o Princípio de Pareto afirma que existe um forte desequilíbrio entre causas e efeitos, entre esforços e resultados e entre ações e objetivos alcançados.

Em outras palavras, ele diz que uma minoria de ações leva à maior parte dos resultados e, em contrapartida, a maior parte das ações leva à menor parte dos resultados.

A relação 80/20 em nossas vidas

Apesar dessa filosofia ter sido criada no contexto da distribuição de renda da população, podemos confirmá-la em diversas situações do nosso dia a dia.

No mundo dos esportes, por exemplo, cerca de 20% dos esportistas participam de 80% das grandes competições e, destas, 20% ganham 80% dos prêmios. No mundo dos treinamentos, cerca de 20% dos exercícios e hábitos têm 80% do impacto para os ouvintes. E assim temos diversos exemplos que comprovam a relação de que 80% dos resultados são produzidos por 20% das causas:

• 80% dos acidentes de trânsito são causados por 20% dos motoristas;
• 80% dos usuários de computador usam apenas 20% dos recursos disponíveis;
• 80% do tempo usamos 20% de nossas roupas;
• 80% das pessoas preferem 20% dos sabores disponíveis;
• 80% dos crimes são cometidos por 20% dos criminosos;
• 80% da poluição é produzida por 20% das fábricas;
• 80% das notas mais altas são tiradas por 20% dos alunos;
• 80% dos resultados são provindos por 20% dos empregados;
• 80% do total de vendas estão relacionados com 20% dos produtos;
• 80% dos lucros estão relacionados com 20% dos clientes;

E por aí vai…

Falta de foco e falta de tempo

O Princípio de Pareto nos ajuda a compreender que os resultados que obtemos e os objetivos que alcançamos, estão relacionados única e exclusivamente às nossas ações e, principalmente, onde colocamos nosso foco! Ele também nos ajuda a compreender que o tempo é um recurso não aproveitado de maneira adequada e muitas vezes desalinhado com as prioridades essenciais.

Pare para pensar em quantas atividades você começa e não termina ao longo do dia por conta de alguma interrupção. Seja um telefonema, uma mensagem de whatsapp, um novo post no facebook, um novo email que chegou na caixa de entrada ou simplesmente, um cafezinho ou uma conversa de corredor.

Essas interrupções vão compondo os 80% de atividades triviais do seu dia e, quando você se dá conta, ele já acabou. É bem capaz que você se sinta estressado e ansioso por não ter conseguido fazer o que tinha que fazer, mesmo tendo o sentimento de que o dia foi muito cheio e corrido.

Então, os dias passam, as semanas passam, os meses passam, os anos passam, a vida passa. E esses sentimentos que teimam em te acompanhar, acabam trazendo consigo muitas noites em claro, estresse, ganho de peso, insatisfação, depressão, ansiedade, nervosismo e tantas outras doenças, tão comuns nos dias atuais.

E o desespero só aumenta, pois precisamos conciliar trabalho, desenvolvimento pessoal e profissional, família, amigos e tantas outras coisas. E a impressão que nos dá é que o tempo parece estar cada vez mais escasso.

A solução de Pareto

Se você se identificou com essa situação, saiba que a solução está mais próxima do que você possa imaginar. Com o auxílio do Princípio de Pareto, basta você investir 15 minutos do seu dia para fazer seu planejamento. Nesse exercício, coloque apenas uma, ou no máximo duas prioridades, de maneira que você termine seu dia realizando-as.

Esse deve ser um compromisso que você deve firmar com você mesmo: não poderá terminar seu dia sem realizar essas duas prioridades pré-estipuladas! Elas serão o seu foco! Isso significa que você será capaz de realizar cerca de 60 prioridades no mês, aconteça o que acontecer!

Esse exercício vai te ajudar a focar nos seus principais objetivos! As interrupções, tão difíceis de serem controladas, continuarão existindo e é bem provável que elas continuem “roubando” grande parte de seu tempo. Isso é fato! No entanto, se seu mindset estiver direcionado para as suas prioridades, é bem capaz que você use 20% de seu tempo para executá-las!

Planejamento, foco e execução

Ninguém é capaz de atingir seus objetivos se não souber claramente quais são eles e se não souber identificar as ações necessárias para chegar lá! Vejo muitas pessoas com pressa, fazendo muitas coisas ao mesmo tempo. Mas por uma falha de planejamento e de foco, vejo-as correndo para a direção errada, pois não sabem para onde elas querem chegar! Esse erro é fatal!

Ao despertar a consciência de onde se quer chegar, você deixará seu caminho mais claro! E assim será capaz de identificar o que é preciso fazer para chegar lá! Isso também facilitará na sua precisão de quanto tempo será necessário para realizar esses objetivos.

Ao identificar claramente seus objetivos, utilize o Princípio de Pareto para focar os seus esforços, e o seu precioso tempo, nas ações que estejam alinhadas com eles! Procure sempre se questionar, se a sua próxima execução o deixará mais próximo ou mais distante de sua realização! E assim, foque nos 20% das atividades que vão contribuir para 80% dos resultados que você deseja!